”Een gedragsprogramma moet je niet beperken tot de werkvloer”

Gedragsprogramma’s komen heel vaak neer op: omschrijven en communiceren van het gewenste gedrag, observeren van het werkelijke gedrag, en dan inzoomen op de verschillen. Vooral vanuit van boven opgelegde zaken. Regels zijn heel belangrijk; je ontkomt er niet aan. Maar wat vaak ontbreekt, is de focus op het krachtenveld waarin medewerkers opereren.

"De hein-aanpak is anders en gaat juist uit van jouzelf; het is persoonlijk. Verrassende resultaten kwamen al meteen in de eerste ronde spontaan uit de organisatie," vertellen de Raad van Bestuur en de afdeling EHS (Environment, Health & Safety).

"Het krachtenveld waarin iemand op de werkvloer terechtkomt, is een direct resultaat van keuzes in de lijn boven de medewerker. Een gedragsprogramma moet je dus niet beperken tot de werkvloer. En dat vergt een aanpak die zeker ook goed past bij hoger management. hein heeft dat in zich. Dat is wel uniek."

40% meer meldingen van onveilige situaties

"Wij hebben hein bottom up ingezet, met zeventig heel open groepsgesprekken. Die boden nieuwe inzichten aan de deelnemers en de leiding. Verrassende resultaten kwamen al meteen in de eerste ronde spontaan uit de organisatie," vertellen de Raad van Bestuur en de afdeling EHS (Environment, Health & Safety).

Op de smartphones zit de ‘Veiligheids-app’; bedacht in een hein-sessie. Bij de koffie-automaten en op de toiletten hangt de ‘hein-scheurkalender’. Met elke week een andere cartoon van een situatie die medewerkers van Siemens Nederland in de hein- sessies hebben besproken.

Je kunt je nu niet meer voorstellen dat men hier ruim een jaar geleden nog geen idee had wie of wat hein toch is. Want dit bedrijf is niet slechts met hein in zee, maar geeft hein extra Schwung. En dat al ruim voordat de hier gekozen bottom up-benadering helemaal is doorgerold naar de top.

De Raad van Bestuur en de afdeling EHS (Environment, Health & Safety) zijn structureel in contact over hein. Dit samen optrekken is een van de succesfactoren. Bernard Fortuyn en Stephen van Bree delen hun enthousiasme ten aanzien van de ‘andere’ aanpak van hein, ten op zichte van standaard gedragsprogramma’s.

Deze programma’s geven ze een herkenbare typering: "Heel vaak komt het neer op omschrijven en communiceren van het gewenste gedrag, observeren van het werkelijke gedrag, en dan inzoomen op de verschillen. Vooral vanuit van boven opgelegde zaken. Regels zijn heel belangrijk; je ontkomt er niet aan. Maar wat vaak ontbreekt, is de focus op het krachtenveld waarin medewerkers opereren. De hein-aanpak is anders en gaat juist uit van jouzelf; het is persoonlijk."

"Waarom doe je het zo? Welke barrières kom je tegen? Op welke dilemma’s stuit je in de dagelijkse praktijk? Spreek je elkaar makkelijk aan op dingen? En als je dat doet, gaat de ander daar dan soepel mee om? Pas als je dat allemaal weet, kun je een specifieke aanpak kiezen, die daar direct op inspeelt en zorgt voor herkenning en draagvlak. Daarom hebben we voor hein gekozen."

Het begon bij Siemens op de werkvloer. Zat die te wachten op gesprekken over barrières en dilemma’s? 

Van Bree: "Op de werkvloer is juist behoefte aan open dialoog. Neem bijvoorbeeld de toolbox meetings. Zoals die normaliter in elkaar zitten... Dat is niet meer het juiste handvat. Veel toolbox meetings zijn niets meer dan 'een verplicht veiligheidspraatje'. En dan hoor je voor de zoveelste keer hoe je bijvoorbeeld met een ladder moet omgaan. Dat is dan behandeld en 'klaar'. Niet dus. Juist op dat moment zou het moeten beginnen. Met vragen stellen. Wat vind je ervan? Wat zijn je ervaringen? In welke situaties is dit een lastig punt? En wat doe je dan?"

"Zo kom je heel snel op de dilemma’s waar het echt om draait. Dus die toolbox meetings gaan we nu anders aanpakken. Dat is een van de acties vanuit de hein-workshops en managementsessies."

Wat betekent dit concreet? 

Van Bree: "De oplossing is dat we de standaardinformatie, zoals veiligheidsinstructies, web-based willen gaan maken. De eerste winst: daar kunnen medewerkers mee aan de gang op het moment dat het hen uitkomt. Tweede, en meest belangrijke voordeel: de bijeenkomsten krijgen hierdoor een heel ander karakter."

"Wat daarin centraal moet komen te staan, is een open dialoog over eigen praktijksituaties met bijbehorende dilemma’s. Dat maakt die meetings veel persoonlijker. Dus dat is een concreet succes van hein, wat heel veel mensen goed zal bevallen."

Daarnaast heeft hein ook iets te maken met de Siemens Veiligheids-app. Waar komt die vandaan en wat kun je daarmee?

Fortuyn: "Dat idee om een app te maken ontstond meteen vanuit de eerste hein-sessie. Toen kwam sterk naar voren dat er te veel bureaucratie was. Als je bijvoorbeeld een gevaarlijke situatie of een near miss wilde melden, moest je een formulier invullen. Dat vonden mensen lastig. Het was zelfs een serieuze drempel om dit soort zaken te melden, terwijl die nou juist een belangrijke bron zijn om veilig werken te bevorderen. Dus daar moesten we wat mee."

Van Bree: "Er was ook een hein-cartoon van iemand die zich meldde bij de bedrijfsarts. Die kreeg daar een hele stapel formulieren, met meteen twee aspirientjes voor de hoofdpijn die je van het invullen zeker zou krijgen. Dat was de stemming bij sommigen. Het is wel typisch Siemens om met zo’n technische oplossing als een app te komen."

"En die is er dan ook echt gekomen, voor Android en iPhone. Met als effect: het aantal meldingen van onveilige situaties is met veertig procent toegenomen. De helft daarvan komt binnen via de app. Dit gebeurt spontaan. De communicatie ter promotie van die app moet nog helemaal beginnen."

Helder. Die app, daar heb je dus echt iets aan. Maar die cartoons op een scheurkalender... Siemens kennen we als een wereldspeler uit het degelijke Duitsland. Het Nederlandse hoofdkantoor is gevestigd in de residentie, conform verwachting. Maar wat gebeurt daar? Men zit op ieder toilet te lachen om cartoons, met nota bene veiligheid als centraal thema.

Van Bree: "Daar schamen we ons absoluut niet voor. Zo verrassend kan Siemens uit de hoek komen. Veiligheid wordt vaak gezien als een serieus thema. Dat is het ook natuurlijk. Maar humor maakt dat je op een makkelijke manier kunt praten, juist ook over gevoelige zaken. Bij hein speelt humor terecht een heel belangrijke rol." 

Fortuyn: "Op die kalender staan cartoons. Die zijn de directe vastlegging, door cartoonisten, van situaties die binnen Siemens bestaan en in de hein-sessies besproken zijn. Ze slaan de spijker op de kop. Je krijgt die cartoons aan het eind van de sessie te zien. Dan sta je dus oog in oog met datgene waar je net nog zelf aan meewerkte. Vanaf dat moment blijven de cartoons terugkeren."

"In een latere fase houden mensen er een pitch over, bijvoorbeeld tijdens een werkoverleg. Je ziet op zo’n cartoon steeds een dilemma. En de medewerker geeft aan hoe hij daarmee omgaat. Wat kan jij zelf doen om te zorgen dat dat dilemma verdwijnt?"

Was het vooraf vanzelfsprekend om met hein in zee te gaan?

Fortuyn: "Nee, niet meteen. Geld uitgeven aan 'gedragsverandering'? Even over nadenken. Wat krijg ik daarvoor terug? Er was wel aarzeling om te investeren. Maar ja, als je naar de drie-eenheid van veiligheid kijkt... De technische middelen hebben we natuurlijk voor elkaar, dat is relatief simpel. Processen en systemen goed inregelen is iets lastiger, maar ook nog goed te overzien en dat doen we best goed. En dan krijg je gedrag... Tja, hoe kun je dat nou met succes beïnvloeden? Je zult er iets mee moeten."

Van Bree: "Door een functiewisseling kreeg ik de verantwoordelijkheid voor het organiseren van de jaarlijkse Dag van de Veiligheid. Er lag nog geen plan voor de concrete invulling hiervan. Er was weinig tijd en ik zocht naar 'iets wat mensen zou activeren'. Ik ging googelen. Zo kwam ik op de site van Jules Heijneman en dat was meteen in de roos. We huurden hein dus aanvankelijk in voor iets eenmaligs."

Scherpere inzichten, betere keuzes.

"Die veiligheidsdag werd goed ontvangen. Maar 'eenmalig hein', daar heb je niet zoveel aan, was de conclusie. Aan de andere kant, om dit nou groots aan te pakken, daar was wel wat aarzeling over. Ook doordat hein in die tijd nog heel nieuw was."

Fortuyn: "De enige referentie was Linde Gas. Dat was voor ons toen wel heel belangrijk. Linde en Siemens kijken altijd goed naar elkaar. Als de een iets heeft gedaan en het beviel, dan zegt dat de ander wel wat." 

Van Bree: "Dus we kozen ervoor, en dan ook meteen groot. Vanuit mijn afdeling hebben we de echte start op de werkvloer intensief gevolgd, dus allerlei sessies bijgewoond. Toen viel op dat er meteen dingen ter sprake kwamen die we nooit eerder hoorden. Dat was uniek. Je ziet dan echt iets gebeuren op afdelingen. Ze worden heel open, krijgen daardoor scherpere inzichten en maken betere en bewuste keuzes."

Nu komt de top in beeld. Daar begrijpt men uit de rapportages inmiddels al lang wat hein zo’n beetje behelst. Is het nog wel nodig dat die ook zelf door de hein-molen gaan?

Bijna in koor: "Absoluut. Iedereen volgt dit programma, van laag tot hoog." Van Bree: "Maar het zal in de top natuurlijk een eigen karakter krijgen. Op alle niveaus heb je andere dilemma’s. We zullen het in de top misschien nog wel steviger aanpakken. Want gedrag speelt in directie en management nog een veel grotere rol. Leidinggevenden hebben de sleutel in handen tot gedrag in de hele organisatie. En daarmee ook tot veiligheid."

Fortuyn: "Je kunt deze vraag ook bekijken vanuit ons wereldwijde Zero Harm Culture @ Siemens programma (waar we hein nauw op laten aansluiten). Belangrijkste uitgangspunt daarvan is: ‘Geen compromissen op het gebied van veiligheid’. Dus ook niet als de klant dat vraagt. Weet daarbij dat wij, als Siemens Nederland, ook permanent in het buitenland actief zijn. Veel ook in Azië, dus in culturen waar “nee” zeggen heel anders valt dan hier."

De lijn moet zich gesteund weten.

"Daar staat, misschien op een afgelegen plaats, een hele ploeg mensen te wachten totdat jij van Siemens eindelijk een probleem oplost waardoor zij verder kunnen. Elke dag langer stilstand kost veel geld. Maar je hebt meer dan twaalf uur gevlogen. Jetlag. Het laatste stuk met vermoeiend lokaal transport. Het is heel warm. Dan meteen aan het werk gaan, is niet veilig. Dus wat je dan vanuit oogpunt van veiligheid tegen die mensen moet zeggen, is: “Ik ga eerst slapen”. Reken maar dat dat niet overal goed valt. Maar veiligheid is daar zeker zo belangrijk. En wie moet jou dan vooral ondersteunen, wanneer je, tegen de druk in, gaat voor veiligheid? Dat is je leidinggevende. En natuurlijk moet die zich ook gesteund weten"

"Alleen al om die reden moet juist de top over gedrag praten. Veel gedragsprogramma’s richten zich alleen op de werkvloer. Maar de situatie en het krachtenveld waarin iemand op de werkvloer terechtkomt, is een direct resultaat van keuzes in de lijn boven de medewerker. Een gedragsprogramma moet je dus niet beperken tot de werkvloer. En dat vergt een aanpak die zeker ook goed past bij hoger management. hein heeft dat in zich. Dat is wel uniek.